Perché e quando scomporre un diagramma BPMN

Se il processo da rappresentare è complesso non sta in un unico diagramma. Due possibilità:

• Creare una catena di diagrammi, poi stamparli su più fogli da riunire con lo scotch (e volendo, con la sintassi BPMN, usando eventi intermedi di tipo Link)
• Organizzare i diagrammi in modo gerarchico (meglio!):
  • si parte con una rappresentazione sintetica
  • poi si scompone ogni attività “subprocess” in un diagramma che ne evidenzia i dettagli
  • ogni sottoattività ancora troppo complessa diventa un nuovo subprocess che può essere ulteriormente scomposto in un nuovo diagramma

La scomposizione gerarchica dei diagrammi BPMN permette di farsi capire meglio, partendo da un livello di rappresentazione iniziale semplice e sintetico, per poi approfondirlo con diagrammi più dettagliati senza perdere il quadro di insieme.

Regola di scomposizione

Il subprocess che viene scomposto e il diagramma che ne rappresenta la scomposizione devono avere i medesimi flussi in input e in output, cioè:

• i flussi di sequenza e i flussi di messaggio collegati al subprocess al livello superiore devono essere presenti anche nel diagramma di livello inferiore che lo scompone, e collegati in modo opportuno alle attività presenti in tale diagramma
• la scomposizione di un subprocess può portare anche alla suddivisione del pool in cui compare a livello superiore in lane distinte nel diagramma di livello inferiore, se si intende attribuire responsabilità specifiche delle sottoattività a settori distinti della medesima organizzazione.

Esempio semplice di scomposizione:

Esempio più articolato, con scomposizione di un subprocess in una collaborazione con più partecipanti

Scomposizione del subprocess “preparazione ordine”:

A quale livello di dettaglio arrivare con l’analisi dei processi

Il livello di dettaglio dipende dall’obiettivo dell’analisi. In generale conviene comunque arrivare fino a:

• Individuare attività  automatizzabili e non. Per ogni attività definire se andrà automatizzata completamente (service task), parzialmente (user task) oppure no (manual task).
• Attribuire responsabilità univoche ad ogni singola attività, cioè assegnare la responsabilità di effettuarla ad uno specifico ruolo o unità organizzativa.